Det nya attestflödet

§ 01 Översikt

Attestflödet styr vem som ska godkänna en leverantörsfaktura innan den får bokföras och betalas. Varje BRF har en eller flera attestflöden. Ett flöde består av en ordnad lista med attestanter (kallas platser), där varje plats kan ha ett maxbelopp som styr om nästa attestant behövs eller inte.

När en leverantörsfaktura skickas in:

• Systemet räknar fram vilka platser som behövs utifrån fakturans belopp.
• Den första platsen aktiveras och dess attestant får en notis (mejl eller intern notis).
• När en plats godkänner aktiveras nästa plats, ända tills alla nödvändiga platser har attesterat.
• När sista plats godkänner blir fakturan attesterad och bokförs automatiskt.

Tre roller, fyra verktyg

I praktiken delas arbetet mellan en intern förvaltare (ekonomiansvarig, du som läser) och en eller flera externa styrelseattestanter hos BRF:en. Fakturan vandrar mellan Go (uppladdning), Home (att ställa in flöden och hantera utredningar), Flow (din cross-företag-vy över allt som väntar) och Styrelseportal (där styrelseledamöterna attesterar). Vem som klickar var i varje steg står i § 08.

§ 02 Vem arbetar var?

Attestflödet rör fyra verktyg. Du som ekonomiansvarig (förvaltare) startar fakturan i Go, hanterar flöden och uppföljning i Home, och har översikten över alla företag i Flow. Styrelseattestanterna gör sin del i Styrelseportal. Varje verktyg har sin egen roll.

Hur de pratar med varandra

Två viktiga skillnader styr hur attestanterna får veta att de har något att göra:

• Förvaltare (du och kollegor med samma roll) får notiser i Flow-inkorgen, aldrig påminnelsemejl. Påminnelseflödet är uttryckligen utformat för dem som inte sitter i systemet hela dagen.
• Styrelseattestanter får påminnelsemejl, aldrig inboxnotiser. Mejlen sammanfattar alla deras väntande fakturor i ett mejl per påminnelse, så de slipper en mejlflod.

§ 03 Begrepp

§ 04 Attestflöde

Ett flöde består av:

• Ett namn (t.ex. ”Standard” eller ”Stora projekt”).
• En markering om flödet är standard. Exakt ett flöde per BRF är standard.
• En aktuell version med ordnade platser.
• Inställningar för påminnelsernas takt (se Påminnelser).

Skapa ett nytt flöde

1. Gå till Inställningar → Attest.
2. Klicka på Nytt flöde.
3. Ange ett namn och lägg till de attestanter som ska ingå, i den ordning du vill ha dem.
4. Sätt maxbelopp på varje plats om du vill använda tröskelregler; annars lämna fältet tomt.
5. Spara.

Standardflöde

Det flöde som är markerat som standard används automatiskt för nya leverantörsfakturor. Du kan inte ta bort standardflödet. För att byta standard måste du markera ett annat flöde som standard först.

Versionshantering

§ 05 Attestantplatser

Varje plats i ett flöde har:

• En ordning (1, 2, 3 …) som bestämmer i vilken turordning attesterna sker.
• En attestant, vald från företagets styrelseledamöter och ekonomiansvariga.
• Ett maxbelopp (kan lämnas tomt).

Ordningens betydelse

Attestkedjan följs i strikt ordning. Plats 2 kan inte attestera innan plats 1 har gjort det. Du kan dra och släppa platser för att ändra ordningen. När du sparar skapas en ny version.

Vilka kan vara attestanter?

Attestanter väljs från en lista som består av styrelseledamöter och ekonomiansvariga i företaget. Personer som inte är inlagda som någondera kan inte väljas som attestant.

Plats vs. delegering

En plats är knuten till en specifik person, men under en aktiv delegering pekar samma plats dynamiskt på vikarien. Inga rader i databasen flyttas; när delegeringen löper ut pekar platsen automatiskt tillbaka på ordinarie attestant.

§ 06 Maxbelopp och tröskelregler

Maxbeloppet på en plats berättar för systemet: ”denna plats räcker själv för fakturor upp till X kr.” När en faktura skickas in går systemet igenom platserna i ordning:

1. Plats 1 läggs alltid till.
2. Om fakturan är ≤ plats 1:s maxbelopp: stopp, bara plats 1 behövs.
3. Annars läggs plats 2 till. Om fakturan är ≤ plats 2:s maxbelopp: stopp.
4. Och så vidare. Den första platsen vars maxbelopp ”täcker” beloppet är den sista som behövs.
5. Om en plats saknar maxbelopp betraktas det som att alla efterföljande platser också krävs.

Kreditfakturor

Kreditfakturor (negativt belopp) hanteras som ett undantag. Beloppets storlek är irrelevant. Systemet stannar på den första platsen som har ett maxbelopp angivet. Saknar alla platser maxbelopp behöver hela kedjan attestera även krediten.

Bypass-spår i historiken

När en plats hoppas över skrivs en rad i attesteringens historik:

• ”Attestant 2 krävs ej. Belopp under 1000 kr.”
• ”Attestant 2 krävs ej för kreditfakturor.”

Det blir tydligt i revisionsspåret att en plats har medvetet hoppats över.

§ 07 Delegering vid frånvaro

När en attestant är ledig kan du sätta upp en delegering: under angivet datumintervall fungerar en annan person i hans/hennes ställe. Det skapas inga extra platser: det är samma plats som dynamiskt pekar på vikarien så länge delegeringen är aktiv.

Skapa en delegering

1. Öppna flödet under Inställningar → Attest.
2. Klicka på Ny delegering.
3. Välj vem som är borta och vem som tar över.
4. Ange start- och slutdatum.
5. Spara.

Ändra eller ta bort en delegering

Klicka på en delegering i listan för att redigera datumen. Personerna går inte att ändra i efterhand. Om fel personer är inlagda måste du ta bort delegeringen och skapa en ny.

• Ta bort är möjligt om delegaten inte har attesterat något ännu.
• Har delegaten redan attesterat går den inte att ta bort. Det skulle förvränga revisionsspåret. Knappen är då dold.
• Slutdatum kan inte heller flyttas bakåt om det redan finns en attestering inom delegeringen. Minsta tillåtna slutdatum är dagen för senaste attesteringen.

§ 08 Vad händer när en faktura skickas in?

En typisk attestering rör flera verktyg. Här är ett standardflöde med två platser: först en styrelseledamot och sedan en förvaltare.

1. Förvaltare · Go

   Du laddar upp fakturan, väljer Attestflöde i dropdownen och sparar

   Fakturafilen, leverantör, belopp och konton fylls i som vanligt. Den nya raden är Attestflöde. Välj t.ex. ”Standard” eller specifikt flöde för stora projekt. När du sparar startar attesteringen automatiskt.

2. System

   Attestkedjan räknas ut

   Systemet hämtar flödets senaste version och avgör vilka platser som krävs (utifrån beloppet eller kreditregeln). Fakturans tillstånd sätts till Väntar på attest och plats 1 aktiveras.

3. System

   Plats 1 (styrelseledamot) hamnar i påminnelsekön

   Mejl skickas i nästa digest, eller direkt om fakturan redan är brådskande.

4. Styrelseattestant · Styrelseportal

   Styrelseledamoten får mejl och attesterar

   Mejlet samlar alla väntande fakturor för mottagaren. Hen klickar sig in i Styrelseportal, går igenom listan och trycker Attestera på var och en. Plats 1 markeras som attesterad och plats 2 aktiveras automatiskt.

5. Förvaltare · Flow eller Home

   Förvaltaren attesterar

   Notis dyker upp i Flow-inkorgen. Du ser fakturan i ”Att attestera” (om du jobbar med flera företag) eller direkt i Home. Ett klick på Attestera stänger sista platsen.

6. System

   Sista plats är klar, fakturan bokförs

   Tillståndet blir Attesterad, leverantörsfakturan sätts till Godkänd och bokförs automatiskt. Inskickaren får en notis i Flow.

Tillstånd en attestering kan vara i

§ 09 Handlingar under attestering

Beroende på roll och tillstånd kan följande göras:

Som attestant

• Attestera: godkänner platsen. Nästa plats aktiveras automatiskt.
• Utred: pausar attesteringen och ber ekonomi titta på fakturan. Kräver en kommentar. Knappen finns i Styrelseportal (det gränssnittet attestanterna använder), inte i Home.
• Kommentera: lägg till en notering på attesteringen utan att ändra tillståndet.

Som ekonomiansvarig

• Återgå till attestering: när en faktura är under utredning kan du skicka tillbaka den till nuvarande aktiv plats. Påminnelsetimern återställs.
• Makulera: makulerar fakturan och avbryter samtidigt den pågående attesteringen (t.ex. om fakturan ska krediteras eller hanteras manuellt).
• Skicka påminnelse: mejla nuvarande attestant manuellt. Påverkar inte de automatiska påminnelsernas takt.

Var hittar du knapparna?

Attestera, Utred och Kommentera ligger i Styrelseportal där attestanten gör sitt jobb. Återgå, Makulera och Skicka påminnelse ligger i Home (per faktura) och delvis i Flow (Skicka påminnelse, Kommentera) för dig som arbetar tvärs över bolag.

§ 10 Påminnelser och brådskande mejl

Externa attestanter (styrelseledamöter, andra tenanter) får påminnelser via mejl. Interna användare (ekonomiansvariga) får istället notiser i Flow-inkorgen.

När går mejl ut?

1. Brådskande gruppmejl: när en plats aktiveras och redan är brådskande (förfallodag inom 5 dagar), läggs den i en kö. Inom 30 minuter skickas ett mejl till attestanten med alla deras aktiva fakturor (alltså inte ett mejl per faktura). Detta hindrar mejlsvämmar när många fakturor aktiveras samtidigt.
2. Daglig sammanställning: varje vardag kl. 16:00 (svensk tid) skickas en digestmejl till attestanter som har aktiva fakturor. Mottagningen styrs av en ”cooldown”:
   • Är någon faktura brådskande: minst 1 dag mellan mejlen.
   • Annars: minst 5 dagar mellan mejlen.
3. Manuell påminnelse: du som ekonomiansvarig kan skicka en påminnelse direkt från attesteringsvyn. Det går ut omedelbart och påverkar inte cooldown-räknaren.

Mejlets innehåll

• Företagsnamn.
• Eventuell brådskande-banner om någon faktura är brådskande.
• Lista med fakturor: nummer, leverantör, förfallodatum, belopp, brådskande-flagga.
• Listan sorteras efter förfallodatum, närmast först.

§ 11 Vanliga scenarier

De här scenarierna visar hela vägen, från det att fakturan dyker upp till dess att den är klar, och vem som gör vad i vilket verktyg.

Scenario A · Ordinarie attestkedja

Det vanligaste flödet: en stor faktura kräver två attestanter, först en styrelseledamot, sedan en förvaltare. Här är vad varje sida ser parallellt.

Scenario B · Attestanten är osäker → Utred

Om en attestant inte vill godkänna fakturan men vill ha hjälp att förstå den — utredningsflödet bryter den vanliga kedjan tillfälligt.

1. Styrelseattestant · Styrelseportal

   Klickar Utred med en kommentar

   Tillståndet blir Under utredning. Aktiv plats inaktiveras. Påminnelser slutar gå ut.

2. Förvaltare · Home

   Får notisen ”Utredning begärd” i Flow-inkorgen

   Du läser kommentaren, kontrollerar fakturan och svarar via en kommentar i historiken.

3. Förvaltare · Home

   Klickar Återgå till attestering

   Samma plats aktiveras igen. Påminnelsetimern nollställs så attestanten får ett nytt mejl när det är dags.

4. Styrelseattestant · Styrelseportal

   Ser kommentartråden, attesterar (eller utreder igen)

Scenario C · Förvaltare på semester (delegering)

Du sätter upp delegeringen innan du åker. Inget jobb körs i bakgrunden; varje gång systemet ska veta vem som är aktiv på en plats slår det upp delegeringen mot dagens datum.

1. Förvaltare A · Home

   Skapar delegering A → B med datumintervall

2. System

   Under perioden routas A:s platser till B

   Notiser, mejl och attesteringsbehörighet följer med automatiskt. A:s platser pekar på B utan att några rader i databasen ändras.

3. Förvaltare B · Flow

   Ser A:s fakturor i sin egen ”Att attestera”

   Flow visar både B:s ordinarie företag och de företag B tagit över via delegering. När B attesterar registreras det att åtgärden gjordes i A:s ställe.

4. Förvaltare A · Home (efter hemkomst)

   Tittar i ”Delegerat under frånvaro”

   A ser vilka attesteringar som hanterades av B under perioden. Eventuella oavslutade ärenden fortsätter på A från och med slutdatumet, utan att någon trycker på något.

Scenario D · Attestanten har bytts ut i styrelsen

1. Förvaltare · Home

   Öppnar flödet, redigerar platsen, väljer ny person

   När du sparar skapas en ny version av flödet.

2. System

   Pågående attesteringar fortsätter med gamla personen

   Det är därför vi versionshanterar: påbörjade fakturor ändras inte i flykten.

3. System

   Nya fakturor använder nya versionen

Scenario E · Fakturan ska inte attesteras alls

1. Förvaltare · Home

   Öppnar fakturan, väljer Makulera

   Tillstånd: Makulerad. Fakturan makuleras och den pågående attesteringen avbryts samtidigt. Fakturan kan krediteras eller hanteras manuellt.

Scenario F · Fakturan har fel innan någon attesterat

1. Förvaltare · Home

   Klickar Makulera och laddar upp fakturan på nytt med rätt uppgifter

   Tillstånd för den gamla fakturan: Makulerad. Den nya fakturan startar en helt ny attestkedja som räknas ut mot aktuella flöden och platser. Det finns ingen ”dra tillbaka”-funktion som behåller samma faktura.

§ 12 Vanliga frågor

Vad händer om jag ändrar flödet medan en faktura är ute på attest?

Den fakturan fortsätter med den version av flödet som gällde när den skickades in. Nya fakturor använder den uppdaterade versionen.

Kan en attestering återupptas efter att den makulerats?

Nej, ett makulerat eller färdigt tillstånd är slutgiltigt. Du kan dock skicka in fakturan på nytt om den fortfarande är aktiv; då skapas en ny attestering.

Kan jag ha mer än en delegering på samma person samtidigt?

Nej. För samma attestant och flöde kan du bara ha en delegering åt gången. Två överlappande perioder förhindras.

Hur tar jag bort ett flöde?

Endast flöden som inte är standard och som inte har pågående attesteringar kan tas bort. Om någon är aktiv attestering visas hur många som blockerar borttagningen.

Vad händer om en attestant trycker Utred i Styrelseportal?

Attesteringen pausas i tillståndet Under utredning och attestantens kommentar syns i historiken. Du som ekonomiansvarig får notis. När du har svarat klickar du Återgå till attestering. Samma plats blir aktiv igen och påminnelsetimern startar om.

§ 13 Ordlista

Attestflöde

Reglerna för hur leverantörsfakturor i en BRF ska attesteras.

Attestkedja

Den ordnade följd av platser som krävs för en specifik faktura.

Attestant

Person som godkänner en plats. Kan vara styrelseledamot eller ekonomiansvarig.

Bypass

När en plats hoppas över för att fakturan är under platsens maxbelopp.

Delegering

Tillfällig överlåtelse av attestansvaret till en annan person under angivna datum.

Maxbelopp

Tröskelvärde på en plats. Fakturor under maxbeloppet kräver inte fler attestanter.

Plats (slot)

En position i attestkedjan, knuten till en attestant.

Standardflöde

Flödet som används automatiskt om inget annat anges på fakturan.

Version

Ögonblicksbild av ett flöde. Skapas varje gång platserna ändras.

slut · NF-1143